Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa dwa rodzaje podmiotów zobowiązanych do prowadzenia PKPiR i określa dla nich dwa wzory księgi. 

Pierwszą wymienioną grupą są prowadzące działalność gospodarczą:

– osoby fizyczne,

– spółki cywilne osób fizycznych,

– spółki jawne osób fizycznych oraz

– spółki partnerskie .

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych rozszerza tą grupę wymieniając dodatkowo:

– osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
– prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,
– duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego,

a zwalnia z prowadzenia księgi osoby, które:

– opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,
– wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,
– wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,
– dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.

 Do drugiej grupy (dla której określono inny wzór księgi) zaliczamy rolników, którzy prowadzą gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, i wykonują działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem rodziny pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym, a dochód z tej działalności nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym.