Wpisy do Podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokonywane są na podstawie dowodów księgowych, które potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej.

Dokonując sprzedaży, masz obowiązek wystawić dokument potwierdzający każdemu kupującemu, który tego zarząda. Dokument powinien posiadać przynajmniej jedną kopię.

Co może być dowodem sprzedaży: faktura vat (jeśli jesteś płatnikiem vatu – czyli „urzędowo mówiąc” podatku od towarów i usług), rachunek (wystawiany przez nievatowców). Jeżeli działasz w handlu, usługach lub gastronomii możesz wystawić kupującemu paragon (chyba, że zażyczy sobie wystawienia faktury lub rachunku). W związku z szerokim stosowaniem kas fiskalnych stosowanie paragonów jest bardzo częste, ale paragony można też wystawiać bez użycia kasy rejestrującej.