Księga prowadzona przy użyciu technik informatycznych może zostać uznana za prawidłową jeśli spełnia następujące warunki:

 

  • szczegółowa instrukcja obsługi programu komputerowego używanego do prowadzenia Księgi jest sporządzona na piśmie,
  • program komputerowy zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym zgodnie z wzorem księgi,
  • dane muszą być przechowywane na nośnikach magnetycznych  do czasu wydruku (w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania),
  • do 20 dnia każdego miesiąca, należy dokonać wydruku danych za miesiąc poprzedni (tak aby móc prawidłowo i terminowo rozliczyć się z budżetem),
  • jeśli wydruk programu nie jest zgodny z wzorem PKPiR należy założyć księgę w formie papierowej, po zamknięciu miesiąca sporządzić wydruk księgi i przepisać sumy miesięczne do odpowiednich kolumn księgi.