Zakup można dokumentować nie tylko fakturami czy rachunkami.  Dowodem zakupu może też być umowa kupna, w szczególnych przypadkach również paragon, dowód wewnętrzny lub opis dostawy.

Dowody zakupu towarów i materiałow rejestruje się w księdze w chwili otrzymania, a zawsze przed przekazaniem ich do sprzedaży, przerobu lub magazynu. Dowody zakupu materiałów pomocniczych należy zapisać w księdze na koniec dnia.

Na dowodzie zakupu (w wolnym miejscu) wpisujesz nr pozycji w księdze, datę wpływu i podpisujesz się.

Jeżeli Twoją księgowość prowadzi biuro rachunkowe, lub jeśli prowadzisz ewidencję sprzedaży - to zakupy i sprzedaż może być wpisywane po zakończeniu miesiąca (ale chronologicznie). A w przypadku gdy prowadzisz wyłącznie sprzedaż udokumentowaną fakturami  - to nawet nie musisz prowadzić ewidencji sprzedaży.